1.
Pengertian sistem pengendalian intern
Sistem informasi akuntansi sebagai
sistem yang terbuka tidak bisa dijamin sebagai suatu sistem yangbebas dari
kesalahan maupun kecurangan. Pengendalian intern yang baik merupakan cara
bagisuatu sistem untuk melindungi diri dari tindakan-tindakan yang merugikan.
Dalam arti sempit, pengendalian internhanya dibatasi pada kegiatan pengecekan,
penjumlahan, baik penjumlahan mendatar maupun penjumlahan menurun.
Pengendalian intern secara luas,
diantaranya ;
a. Batasan pengendalian intern, sebagai
suatu sistem pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua
metode dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan, dengan tujuan untuk :
1.
mengamankan aktiva perusahaan
2.
mengecek kecermatan dan ketelitian data
akuntansi
3.
meningkatkan efisiensi
4.
mendorong agar kebijakan manajemen
dipatuhi oleh segenap jajaran organisasi
Ringkasnya bahwa pengendalian intern
tidak hanya meliputii pekerjaan pengecekan tetapi juga meliputi semua sistem
kerja yang terjadi dalam perusahaan dalam upaya mencapai tujuan perusahaan.
Dari definisi pengendalian intern yang
dikemukakan tersebut diatas dapat ditemukan beberapa konsep dasar berikut
:
§
Pengendalian intern merupakan suatu
proses untuk mencapai tujuan tertentu, atau merupakan suatu rangkaian tindakan
yang menjadi bagian yang tidak terpisahkan
§
Pengendalian intern bukan hanya terdiri
dari pedoman, kebijakan, formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap
jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personil lain.
§
Pengendalian intern diharapkan mampu
memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan
komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian
intern dan pertimbangan manfaat serta pengorbanan dalam pencapaian tujuan
pengendalian, menyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan keyakinan
mutlak.
§
Pengendalian intern ditujukan untuk
mencapai tujuan yang saling berkaitan yaitu pelaporan keuangan, kepatuhan dan
operasi.
Sistem pengendaliaan intern meliputi struktur
organisasi, metode, dan ukuran yang diorganisasikan untuk menjaga kekayaan
organisasi, mengecek ketelitian dan kehandalan data akuntansi, mendorong
efisiensi untuk dipatuhinya kebijakan manajemen. Sistem pengendalian intern
merupakan kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan organisasi untuk
mencapai empat tujuan utama :
1.
Untuk menjaga aktiva perusahaan
2.
Untuk memastikan akurasi dan dapat
diandalkan catatan dan informasi akuntansi
3.
Untuk mempromosikan efisiensi operasi
perusahaan
4.
Untuk mengukur kesesuaian kebijakan dan
prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen.
Berangkat dari tujuan diatas, maka
sistem pengendalian intern dapat dikelompokkan menjadi dua bagian, yaitu :
a)
Pengendalian intern akuntansi (internal accounting control)
Pengendalian intern akuntansi meliputi
persetujuan, pemisahan antara fungsi operasi, penyimpanan dan pencatatan serta
pengawasan fisik atas kekayaan.
b)
Pengendalian intern administrasi (internal administratife control)
Pengendalian intern administrasi
meliputi peningkatan efisiensi usaha, dan mendorong dipatuhinya kebijakan
pimpinan, misalnya analisis statistik, studi waktu dan gerak, program
pelatihan, dan pengendalian mutu kegiatan perusahaan .
2.
Karakteristik sistem pengendalian intern
Kehandalan sistem pengendalian intern
harus dilandasi dengan karakteristik dari sistem tersebut yaitu :
§
Adanya pendelegasian wewenang kepada
petugas tertentu untuk menyetujui transaksi dan penetapan tugas, pengecekan
kepada petugas yang lain untuk mengetahui bahwa transaksi telah disetujui oleh
petugas yang berwenang.
§
Adanya penyelenggaraan akuntansi
sedemikian rupa sehingga mudah di cek.
§
Adanya pendelegasian secara fisik yang
tepat, termasuk penjagaan berganda terhadap aktiva yang dimiliki.
§
Adanya perifikasi secara periodik terhadap
eksistensi aktiva yang dicatat.
§
Memiliki pegawai yang cakap, mempunyai
kemampuan dan latihan yang cukup, sesuai dengan tingkat pertanggungjawabannya.
§
Adanya pemisahan fungsi penyimpanan
aktiva dari fungsi pencatatan, dan dari pelaksanaan transaksi yang
bersangkutan.
3.
Pengendalian intern dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Unsur-unsur pengendalian intern dalam
siklus pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian akuntansi,
yaitu menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan, menjamin
ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang, kas, persediaan). Untuk
merancang unsur-unsur pengendalian akuntansi yang diterapkan dalam siklus
pembelian, terdapat tiga unsur pokok yaitu :
a. Organisasi
1.
Fungsi pembelian terpisah dari fungsi
penerimaan barang.
2.
Fungsi pembelian harus terpisah dengan
fungsi akuntansi.
3.
Fungsi penerimaan barang harus terpisah
dengan fungsi penyimpanan barang.
4.
Transaksi pembelian harus dilaksanakan
oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, penerimaan barang, pencatat utang, dan
fungsi akuntansi yang lain.
5.
Transaksi retur pembelian harus
dilaksanakan oleh fungsi pembelian, penerimaan barang, pencatat utang, fungsi
akuntansi yang lain.
b. Sistem otorisasi dan prosedur
pencatatan
1.
Surat permintaan pembelian otorisasi
oleh fungsi gudang untuk barang digudang, atau oleh kepala fungsi yang
bersangkutan untuk barang yang langsung dipakai.
2.
Surat order pembelian diotorisasi oleh
fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
3.
Laporan penerimaan barang diotorisasi
oleh fungsi penerimaan barang.
4.
Bukti kas keluar oleh kepala fungsi
pencatatan utang atau pejabat yang lebih tinggi.
5.
Memo debit untuk retur pembelian
diotorisasi oleh fungsi pembelian.
6.
Laporan pengiriman barang untuk retur
pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang.
7.
Pencatatan terjadinya utang didasarkan
atas bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan
penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.
8.
Pencatatan berkurangnya utang karena
retur pembelian didasarkan memo debit yang didukung dengan laporan pengiriman
barang.
9.
Pengurangan utang di dalam arsip bukti
kas keluar yang belum dibayar dan pencatatan di dalam register bukti kas keluar
diotorisasi oleh fungsi pencatat utang.
10. Pencatatan di dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi
pencatat jurnal.
c. Praktik yang sehat ;
1.
Surat permintaan pembelian bernomor urut
tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
2.
Surat order pembelian bernomor urut
tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
3.
Laporan penerimaan barang bernomor urut
tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan barang.
4.
Memo debit untuk retur pembelian
bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi
pembelian.
5.
Laporan penerimaan barang bernomor urut
tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengiriman barang.
6.
Pemasok dipilih berdasarkan jawaban
penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
7.
Barang hanya diperiksa dan diterima oleh
fungsi penerimaan barang jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order
pembelian dari fungsi pembelian.
8.
Fungsi penerimaan barang melakukan
pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan
menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order
pembelian.
9.
Terdapat pengecekan, syarat pembelian,
dan ketelitian perkalian di dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut
diproses untuk dibayar.
10. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang
secara periodik direkonsiliasi dengan rekening control utang di dalam buku
besar.
11.
Pembayaran faktur dilakukan sesuai
dengan syarat pembayaran guna mencegah kehilangan kesempatan untuk memperoleh
potongan tunai.
12. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap
“lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
4.
Pengendalian akuntansi
Pengendalian akuntansi mempunyai tujuan
umum yaitu untuk mengendalikan harta perusahaan. Ada dua kategori pengendalian
akuntansi, yaitu :
1.
Pengendalian secara umum :
Pengendalian akuntansi secara umum untuk keamanan harta perusahaan digolongkan menjadi :
Pengendalian akuntansi secara umum untuk keamanan harta perusahaan digolongkan menjadi :
a. Pengendalian organisasi, dapat
terjadi apabila ada pemisahan tugas (segregation of duties) dan pemisahan
tanggungjawab (segregation of responsibility) yang tegas.
b. Pengendalian dokumentasi; dokumentasi
dapat mencatat tentang deskripsi, penjelasan, bagan air, daftar-daftar, cetakan
hasil komputer, dan contoh-contoh objek dari sistem informasi. Dokumentasi
dapat dikelompokkan ke dalam dua bagian, yaitu:
1.
Dokumentasi yang disimpan dibagian
akuntansi yaitu dokumen dasar, dokumentasi daftar rekening dan dokumentasi
prosedur manual.
2.
Dokumentasi yang ada di bagian
pengolahan data yaitu dokumentasi prosedur, sistem, program operasi, dan
dokumentasi data.
c. Pengendalian perangkat keras dan
perangkat lunak, dirancang dalam komputer untuk mendeteksi kesalahan atau tidak
berfungsinya dalam sistem kerja.
d. Pengendalian keamanan fisik.
Pengendalian terhadap keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan perangkat keras, perangkat lunak, dan personal dalam perusahaan.
Teknik untuk pengendalian keamanan fisik dapat berupa alat-alat penempatan fisik yang membantu melindungi harta perusahaan, seperti ; pengawasan terhadap pengasetan fisik, pengaturan lokasi, dan penerapan alat-alat pengamanan.
Pengendalian terhadap keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan perangkat keras, perangkat lunak, dan personal dalam perusahaan.
Teknik untuk pengendalian keamanan fisik dapat berupa alat-alat penempatan fisik yang membantu melindungi harta perusahaan, seperti ; pengawasan terhadap pengasetan fisik, pengaturan lokasi, dan penerapan alat-alat pengamanan.
e. Pengendalian keamanan data
Menjaga integritas dan keamanan data
merupakan pencegahan terhadap keamanan data yang tersimpan diluar supaya tidak
hilang, rusak, dan diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan.
2.
Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi berhubungan dengan
pengoperasian akuntansi sistem komputer. Fungsi dari pengendalian aplikasi
adalah untuk memberi jaminan yang cukup bahwa pencatatan, proses, dan pelaporan
data sudah dilakukan dengan benar sesuai prosedural.
Pengendalian aplikasi dikategorikan
sebagai berikut :
§
Pengendalian masukan, Pengendalian ini
dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kekeliruan dalam tahap masukan dalam
pengolahan data. Pengendalian masukan umumnya menyangkut efisiensi,
persetujuan, masukan terhormat, penandaan, pembatalan, dan lain-lain dalam
proses komputer.
§
Pengendalian pemrosesan, Pengendalian
ini mencakup mekanisme, standarisasi, dan lain-lain.
§
Pengendalian keluaran, Pengendalian
keluaran dirancang untuk memeriksa masukan dan pemrosesan sehingga
berpengaruh terhadap keluaran secara absah dan pendistribusian keluaran secara
memadai. Pengendalian ini mencakup rekonsiliasi, penyajian umur, suspensi
berkas, suspensi account, audit periodik, laporan ketidaksesuaian dan lipstream
resubmission.
5.
Pengendalian Administrasi
pengendalian ini bertujuan
mengefisiensikan operasi kegiatan dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan
manajemen yang telah ditetapkan. Manajemen yang baik dapat menghindari
perusahaan dari penyelewengan dan kesalahan, sehingga mampu mewujudkan tujuan
dan mendukung pengendalian akuntansi perusahaan.
No comments:
Post a Comment