BAB I
Pendahuluan
1.1. Latar belakang
Siklus
pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data
terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan
jasa. Pada bab ini, siklus pengeluaran
lebih berfokus pada perolehan bahan baku mentah, barang jadi, pasokan dan jasa,
serta mebahas dua jenis khusus lainnya dari pengeluaran akuisisi aktiva tetap
dan juga jasa tenaga kerja.
Di dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi utama
adalah dengan pemasok barang (vendor). Di dalam organisasi, informasi mengalir
ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan dan produksi, pengendalian
persediaan, dan berbagai departemen tentang kebutuhan untuk membeli barang dan
bahan baku. Begitu barang dan bahan baku tiba, pemberitahuan penerimaannya
mengalir kembali ke sumber-sumber tersebut dari siklus pengeluaran. Data
mengenai biaya juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar dan ke
fungsi pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan serta berbagai
laporan manajemen lainnya.
Tujuan
utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh
dam memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan
organisasi untuk berfungsi. Sebagai tambahan, pihak manajemen harus mampu
mengawasi dan mengevaluasi efisiensi serta efektivitas proses siklus
pengeluaran, yang membutuhkan kemudian akses ke data terinci mengenai sumber
daya yang di gunakan dalam siklus pengeluaran, kegiatan yang mempengaruhi
sumber daya tersebut, serta pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Selanjutnya, agar dapat berguna dan relevan
untuk pengambilan keputusan, data harus akurat, andal, dan tepat waktu.
Pada
bab ini juga, kita mempelajari tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran ;
memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis, menyimpan dan
mengatur data untuk mendukung pengembilan keputusan, serta menyediakan fungsi
pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya
organisasi
1.2.
Tujuan
Untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan
sebelumnya baik dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang, pemimpin
perusahaan dalam hal ini juga pemilik perusahaan merasakan masih adanya
kekurangan-kekurangan terhadap struktur pengawasan intern yang berkaitan dengan
siklus pengawasan baik yang menyangkut pendapatan maupun pengeluaran, sehingga
informasi mengenai adanya kebocoran-kebocoran diketahui setelah berjalan sekian
lama atau dengan kata lain informasi tentang kebocoran-kebocoran dalam
perusahaan terlambat diketahui.
Pembuatan makalah ini bertujuan
untuk mengetahui bagaimana siklus pengeluaran dalam sebuah perusahaan. Siklus
pengeluaran ini sendiri berfungsi untuk mengonversi
kas perusahaan ke materi fisik dari sumber daya manusia yang diperlukan untuk
menjalankan bisnis. Kebanyakan entitas bisnis beroperasi dengan cara kredit dan
tidak membayar sumber daya hingga saat memperolehnya. Waktu jeda antara
berbagai kegiatan ini memisahkan proses perolehan kedalam dua tahap:
- Tahap
fisik, melibatkan pemerolehan sumber daya, dan
- Tahap financial, melibatkan
pengeluaran kas.
Untuk kemudahan, dua tahap ini diperlakukan sebagai transaksi yang terpisah
dan yang diproses melalui subsistem yang terpisah. Tujuan audit
penggajian dan kepegawaian yaitu untuk mengevaluasi saldo akun yang mempengruhi
siklus itu. Akun
yang terkait dengan siklus ini adalah sebagai berikut
- Kas di Bank
- Gaji, Upah, Bonus dan Komisi
yang masih harus dibayar
- Pemotongan
pajak penghasilan dan potongan lainnya
- Beban
gaji nyang masih harus dibayar
- Biaya tenaga kerja langsung
- Biaya pajak daftar gaji
BAB II
ISI
Pengertian
Siklus Pengeluaran (Menurut Marshall B Roomney):
Siklus
pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data
terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan
utama dalam sistem pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh
dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan
organisasi untuk berfungsi.
Tiga
fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran:
ü Memperoleh
dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis
ü Menyimpan
dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan
ü Menyediakan
fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber
daya organisasi
2.1. Sistem Pemrosesan Pembelian
Diagram arus data menurut james Hall tersebut merupakan
gambaran umum berbagai aktivitas terkait yang membentuk sistem pemrosesan
pembelian yang mempunyai tahapan-tahapan sebagai berikut:
1.
Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali
kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui observasi catatan
persediaan. Tingkat persediaan turun karena penjualan langsung ke pelanggan
(aktivitas siklus pendapatan) atau transfer ke proses manufaktur (aktivitas
siklus konversi). Informasi kebutuhan persediaan dikirim ke proses pembelian
dan utang usaha.
2.
Proses pembelian menentukan jumlah yang
akan dipesan , memilih memasok dan membuat pesanan pembelian. Informasi
tersebut dikirimkan ke pemasok dan proses utang usaha.
3.
Setelah beberapa waktu, perusahaan akan
menerima barang persediaan dari pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa
kualitas dan jumlahnya serta dikirim ke toko atau gudang.
4.
Informasi mengenai penerimaan barang
digunakan untuk memperbaiki catatan persediaan.
5.
Proses utang usaha menerima faktur dari
pemasok. Utang usaha akan merekonsilliasinya dengan informasi lain yang telah
dikumpulkan untuk transaksi tersebut dan ccatatan kewajiban membayar di masa
mendatang, tergantung dari syarat perdagangan dengan pemasok. Biasanya,
pembayaran akan dilakukan paling tidak hari terakhir yang disyaratkan untuk
mendapatkan keuntungan penuh dari bunga yang dihasilkan dan diskon yang
ditawarkan.
6. Buku
besar menerima informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan total dalam
kewajiban) dan pengendali persediaan (kenaikan total dalam persediaan).
Informasi ini direkonsiliasi akurasinya dan dicatat ke akun utang usaha serta
akun pengendali persediaan.
2.2. Sistem Manual
Menurut
James Hall, terdapat 6 departemen yang terlibat dalam sistem pembelian manual,
yaitu:
1.
Pengendali persediaan
Departemen
ini mengurangi persediaan perusahaan dengan mentransfer bahan baku ke dalam
proses produksi (siklus konversi) dan menjual barang jasi ke pelanggan (siklus
pendapatan). Pengendali persediaan mengawasi dan mencatat tingkat persediaan
barang jadi, ketika saatnya pemesanan ulang staf administrasi akan membuat
permintaan pembelian. Satu salinan permintaan pembelian akan dikirim ke
departemen pembelian, dan satu salinan lainnya dikirim ke utang usaha dan
disimpan di ke dalam file tunda utang usaha. Staf administrasi pengendali
persediaan menyimpan salinan terakhir tersebut dalam file permintaan pembelian
terbuka (file open purchase requisition).
2.
Departemen persediaan
Bertugas
untuk menerima permintaan pembelian, menyortirnya berdasarkan nama pemasok jika
perlu, dan membuat pesanan pembelian(purchase order-PO). Ketika perusahaan
membuat pesanan pembelian maka PO dibuat menjadi beberapa salinan. Satu salinan
PO dikirimkan ke pengendali persediaan yang selanjutnya disimpan bersama
permintaan pembelian terbuka. salinan berikutnya dikirim ke utang usaha untuk
disimpan dalam file utang usaha tunda. Satu salina (salinan kosong) dikirim ke
bagian penerimaan, tempat file itu akan disimpan hingga saat persediaan tiba.
Dua dari salinan PO tersebut akan dikirim ke pemasok. Staf administrasi bagian
pembelian akan menyimpan salinan terakhir bersama dengan permintaan pembelian
dalam file pesanan pembelian terbuka (open purchase order file).
3.
Bagian Penerimaan
Pada
saat perusahaan mengalami waktu tunggu antara memasukkan pesanan dengan
menerima persediaan, berbagai salinan PO berada di file sementara di berbagai
departemen sehingga tidak ada kegiatan ekonomi yang terjadi sampai perusahaan
menerima persediaan, oleh karena itu tidak ada kewajiban finansial yang timbul.
!
Penerimaan persediaan : barang yang tiba
dari pemasok di rekonsiliasi dengan salinan kosong PO. Salinan kosong (blind
copy) tidak berisi informasi jumlah atau harga produk yang diterima, tujuannya
adalah untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan menghiting dan
memeriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan.
!
Pembuatan laporan penerimaan : setelah
melengkapi jumlah fisik dan menyelesaikan pemeriksaan, staf administrasi bagian
penerimaan membuat laporan penerimaan yang menyatakan jumlah dan kondisi
persediaan tersebut.
4.
Bagian utang usaha
Pada
proses di departemen ini perusahaan mungkin tidak memiliki informasi finansialo
yang dibutuhkan untuk mencatat transaksi-transaksinya. Dokumen formal yang menyediakan
informasi tersebut adalah faktur pemasok (supplier’s invoice). Jika perusahaan
belum menerima faktur, perusahaan akan menunda pencatatan kewajiban hingga
faktur tiba.
5.
Bagian buku besar
Bagian
buku besar menerima voucher jurnal dari bagian utang usaha dan sebuah ringkasan
akun dari bagian pengendalian persediaan. Staf admministrasi bagian buku besar
mencatat dari voucher jurnal ke akun pengendali persediaan dan utang usaha
serta merekonsiliasi akun pengendali persediaan serta ringkasan buku pembantu
persediaan. Tahap pembelian dalam siklus pengeluaran selesai.
2.3. Sistem Pengeluaran Kas
Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran
berbagai kewajiban yang timbul dari sistem pembelian. Dengan tujuan untuk
memastikan bahwa kreditor yang valid menerima jumlah terutang yang benar ketika
kewajiban jatuh tempo.
seperti yang dilihat fari diagram arus data diatas
sistem ini terdiri atas 3 proses, yaitu:
1. Proses
utang usaha meninjau file utang usaha mengenai bverbagai dokumen yang jatuh
tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran.
2. Proses
pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok. salinan dari
berbagai cek tersebut akan dikembalikan ke bagian utang usaha sebagai bukti bahwa
kewajiban telah dibayar, dan akun utang usaha akan diperbarui untuk
menyingkirkan kewajiban tersebut.
3. Pada
akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim
informasi ringkasan ke buku besar. Informasi tersebut direkonsiliasi dan dicatat
ke akun pengendali kas serta utang usaha.
2.4. sistem manual pengeluaran kas
1.
Bagian utang usaha
Proses
pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian
utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat
berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen
pendukungnya (permintaan, pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan
faktur) ke bagian pengeluaran kas.
2.
Bagian pengeluaran kas
Staf
administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau
berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk
tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan
mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait
dalam daftar cek yang juga disebut jurnal pengeluaran kas.
3.
Bagian buku besar
Staf
administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan
ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Angka dalam voucher menunjukkan
pengurangan total dalam kewajiban perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari
pembayaran ke pemasok. staf administrasi bagian buku besar mencatat ke akun
pengendali utang usahadan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun
pengendali utang usaha dengan iktisar buku pembantu utang usaha. Pekerjaan ini
mengakhiri prosedur pengeluaran kas.
2.5.
Poin Penting Dalam Siklus Pengeluaran
Pengendalian
internal utama dalam siklus pengeluaran berdasarkan prosedur pengendalian yang
dispesifikasikan dalam SAS 78, yaitu:
AKTIVITAS PENGENDALIAN
|
SISTEM PEMROSESAN PEMBELIAN
|
SSISTEM PENGELUARAN KAS
|
Otorisasi
Transaksi
|
Pengendalian persediaan
|
Bagian utang usaha mengotorisasi
pembayaran
|
Pemisahan
Pekerjaan
|
Pengendalian persediaan dipisahkan dari
bagian pembelian dan penyimpanan persediaa. Buku besar utang usaha terpisah
dari buku besar
|
Pisahkan bagian buku besar pembantu utang
usaha, pengeluaran kas, dan buku besar.
|
Supervisi
|
Bagian penerimaan
|
|
Catatan
Akuntansi
|
Buku pembantu utang usaha, buku besar,
file permintaan pemmbelian, file pesanan pembelian, file laporan penerimaan.
|
File voucher utang, buku pembantu utang
usaha, jurnal pengeluaran kas, akun kas di buku besar.
|
Akses
|
Keamanan fisik aktiva. Batasi akses hanya
ke catatan akuntansi di atas
|
Keamanan yang memadai atas kas. Batasi
akses ke berbagai catatan akuntansi diatas.
|
Verifikasi
independen
|
Bagian utang dengan merekonsiliasi
berbagai dokumen sumber sebelum mencatat kewajiban. Bagian buku besar
merekonsiliasi akurasi umum proses tersebut.
|
Peninjauan akhir oleh bagian pengeluaran
kas. Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian buku besar. Rekonsiliasi bank
secara berkala oleh kontroler.
|
2.6. Otomatisasi
Prosedur Pembelian dengan Menggunakan Teknologi
Pemrosesan Batch
Tahap
1
ü Bagian Pemrosesan Data
Proses
pembelian dimulai dalam bagian pemrosesan data, dengan dijalankannya fungsi
pengendalian persediaan. Ketika persediaan berkurang karena penjualan ke
pelanggan atau penggunaan dalam produksi, sistem akan menentukan apakah barang
yang di dalam file buku besar
pembantu persediaan (inventory subsidiary file) telah jatuh ke dalam titik
pemesanan ulangnya. Jika demikian, maka akan dibuat catatan dalam file
permintaan terbuka. tiap catatan dalam file permintaan terbuka menentukan
barang persediaan yang berbeda yang akan diisi kembali. Informasi yang
dibutuhkan untuk membuat catatan permintaan dipilih dari catatan buku pembantu
persediaan yang kemudian akan ditandai
“sedang dipesan” untuk mencegah barang tersebut dipesan kembali sebelum barang
datang. Pada akhir kerja, sistem akan menyortir berbagai file permintaan
terbuka berdasarkan nomor pemasok dan mengonsolidasikan beberapa barang dari
pemasok yang sama ke satu permintaan. Kemudian, informasi surat-menyurat
pemasok akan ditarik dari file pemasok
yang valid (valid vendor file) untuk membuat dokumen permintaan pembelian.
Salinan dari berbagai dokumen ini masuk ke prosedur manual dalam bagian
pembelian dan utang usaha.
ü Bagian pembelian
Setelah
menerima permintaan pembelian, bagian pembelian membuat pesanan pembelian yang
terdiri atas lima bagian. Berbagai salinan itu dikirim ke pemasok, bagian utang
usaha, bagian penerimaan, pemrosesan data, dan untuk file bagian pembelian
sendiri. Tahapan otorisasi dan pemesanan dikonsolidasikan dan dilakukan oleh
sistem komputer. Dokumen permintaan pembelian tidak ada gunanya dalam sistem
ini dan tidak dibuat. Tetapi, catatan permintaan mungkin masih ada dalam cakram
atau pita magnetis sebagai jejak audit.
Tahap
2
ü Bagian pemrosesan data
Pesanan
pembelian digunakan untuk membuat catatan pesanan pembelian terbuka dan untuk
mentrasfer catatan yang terkat dalam file permintaan pembelian ke file
permintaan pembelian tertutup.
ü Bagian Penerimaan
Ketika
barang diterima dari pemasok, staf administrasi beagian penerimaan membuat
laporan penerimaan. Salinanannya akan dikirim ke bagian pembelian, utang usaha,
dan pemrosesan data.
Tahap
3
ü Bagian pemrosesan data
Bagian
pemrosesan data menjalankan pekerjaan secara batch yang akan memperbarui file
buku besar pembantu persediaan berdasarkan laporan penerimaan dan menyingkirkan
tanda “sedeang dipesan” dari catatan persediaan. Sistem akan menghitung total
batch penerimaan persediaan untuk prosedur memperbarui buku besar dan kemudian
menutup catatan yang terkait dalam file pesanan pembelian terbuka ke file
pesanan pembelian tertutup.
ü Bagian utang usaha
Staf
administrasi akan merekonsiliasi faktur dari pemasok dengan berbagai dokumen
pendukung yang sebelumnya dimasukkan ke dalam file tunda utang usaha. Kemudian
membuat voucher, menyimpannya dalam file voucher terbuka, dan mengirimkan
salinan voucher ke bagian pemrosesan data.
Tahap
4
Program
batch akan memvalidasi berbagai catatan voucher (atau ke file buku besar
pembantu utang usaha), serta membuat total batch untuk dicatat ke akun
pengendali utang usaha dalam buku besar.
2.7. Pemrosesan Penggajian
Pemrosesan
gaji pada kenyataanya merupakan sistem pembelian kasus khusus. Cek gaji dapat
diproses melalui sistem utang usaha dan pengeluaran kas reguler. Karena alasan
kepraktisan, pendekatan ini memiliki sejumlah kekurangan, antara lain :
- Perusahaan dapat mendesain prosedur
pengeluaran umum yang diterapkan untuk semua pemasok. Akan tetapi,
prosedur penggajian sangat berbeda antar karyawan. Misalnya, prosedur yang
berbeda digunkan untuk karyawan yang dibayar perjam, karyawan tetap,
karyawan borongan, dan karyawan komisi. Selain itu proses penggajian
memerlukan prosedur akuntansi khusus untuk pemotongan gaji dan pemotongan
pajak.
- Penulisan cek kepada karyawan
memerlukan pengendalian khusus. Penipuan pembayaran gaji lebih mudah
ditutupi ketika cek gaji dikombinasikan dengan cek untuk kegiatan dagang.
- Prosedur pengeluaran umum didesain
untuk memgakomondasi arus transaksi yang relatif lancar. Perusahaan bisnis
secara konstan membeli persediaan dan mengeluarkan kas untuk para pemasok.
Umumnya, perusahaan mendisain sistem untuk menghadapi kegiatan transaksi
ditingkat normal. Kegiatan pengajian tidak bersifat berkelanjutan.
Diagram Arus Data Untuk Penggajian
Diagram
diatas merupakan diagram arus data yang menggambarkan tugas – tugas umum dari
sistem penggajian dalam perusahaan manufaktur. Inti dari proses ini adalah
sebagai berikut
- Otorisasi penggajian dan perincian
transaksi dimasukkan ke proses pengajian dari dua sumber yang berbeda
yaitu personalia dan produksi.
- Proses penggajian merekonsiliasi
informasi ini, menghitung gaji, dan mendistribusikan cek pembayaran ke
karyawan.
- Akuntansi biaya menerima informasi
yang berkaitan dengan waktu yang digunakan untuk setiap pekerjaan dari
produksi.
- Departemen utang usaha menerima
informasi rangkuman penggajian dari departemen penggajian dan
mengotorisasi departeman pengeluaran kas untuk menyetor satu cek, sejumlah
total gaji, dalam akun bank khusus dimana gaji akan di ambil.
- Proses buku besar umum merekonsiliasi
informasi rangkuman dari bagian akuntansi biaya, utang, dan pengeluaran
kas.
2.8. Sistem Penggajian Manual
Diagram Sistem Penggajian
Manual
Tugas-
tugas utama bagian prosedur diatas dalam konteks sistem manual yaitu :
- Personalia
Departemen
personalia menyiapkan dan menyerahkan kedepartemen penggajian berbagai formulir
kegiatan personalia. Dokumen tersebut mengidentifikasi para karyawan yang di
otarisasi untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuk menunjukkan
perubahan dalam tingkat gaji perjam, pemotongan, dan klasifikasi pekerjaan.
- Produksi
Karyawan produksi menyiapakan dua jenis kartu
catatan waktu kerja yaitu kartu kerja dan kartu waktu. Mereka memasukkan kartu
tersebut pada saat makan siang dan pada akhir pada waktu jam kerja. Kartu ini
merupakan catatan formal untuk kehadiran karyawan setiap hari.
- Akuntansi Biaya
Departemen
akuntasi biaya menggunakan kartu pekerjaan untuk mengalokasikan biaya tenaga
kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja langsung atau overhead. Pembebanan ini
dirangkum dalam rangkuman distribusi tenaga kerja dan diterusakan ke departemen
buku besar umum.
- Penggajian
Departemen
penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen
personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Staff administrasi di
departemen ini melakukan pekerjaan sebagai berikut:
a.
Menyiapakan daftar gaji yang menunjukkan
pembayaran bruto, pemotongan, pembayaran lembur dan pembayaran bersih.
b.
Memasukkan informasi di atas ke catatan
pengajian karyawan.
c.
Menyiapkan cek gaji untuk karyawan
d.
Mengirim cek gaji kepengeluaran kas dan
salinan daftar gaji ke utang
e.
Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan
personalia dan salinan daftar gaji.
- Departemen Utang
Staf
administarasi utang usaha memeriksa kebenaran daftar gaji dan menyiapan dua
salinan tanda terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut. Satu salinan,
bersama dengan daftar gaji, dikirim kepengeluaran kas. Salinan lainnya dikirim kedepartemen buku
besar umum.
- Pengeluaran Kas
Menejer
dibagian pengeluaran kas menerima cek – cek penggajian, memeriksannya dan
kemudian menandatanganinnya lalu mengirimnya kepusat pembayaran untuk
didistribusikan kepada para pegawai.
2.9. Pengendalian Penggajian
- Otorisasi Transaksi
Dokumen
ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan mengidentifikasi karyawan
yang diotorisasi. Bentuk penipuan yang umum dilakukan adalah menyerahkan kartu
waktu karyawan yang tidak lagi bekerja diperusahaan.
- Pemisahan Tugas
Departemen
personalian menberikan informasi tarif pembayaran kebagian pembayaran untuk karyawan
yang dibayar peram. Kisaran tarif pembayaran dapat didasarkan pada pengalama,
klasifikasi pekerjaan, senioritas dan kelebihan lainnya. Jika informasi ini
disediakan langsung oleh departemen produksi, karyawan dapat megubah informasi
dan melakukan penipuan.
- Supervisi
Wilayah
lain yang berresiko adalah penjagaan waktu kadang – kadang karyawan memasukkan
kartu untuk karyawan lain yang terlmbat atau absen. Supervisor harus mengamati
proses ini dan merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran aktual.
- Catatan Akuntansi
Jejak
audit untuk penggajian meliputi dokumen – dokumen berikut:
a.
Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas
keluar
b.
Informasi jurnal, yang berasal dari
rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar tenaga gaji.
c.
Akun buku besar pembantu, yang berisi
catatan karyawan dan berbagai akun pengeluaran.
d.
Akun buku besar umum berisi pengendalian
penggajian, kas dan akun dana gaji.
- Pengendalian Akses
Aktiva
yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas. Keduanya
dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak benar kecatatan akuntansi.
Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah tenaga kerja melalui kartu
waktu sehingga dapat menggelapkan uang kas.
- Verifikasi Independen
Berikut
ini adalah contoh-contoh pengendalian verifikasi independen dalam sistem
penggajian :
a. verifikasi jam
kerja
b. pengurus pembayaran
c. utang usaha
d. buku besar umum
2.10. Sistem Penggajian Berbasis
Komputer
- Otomatisasi Sistem Penggajian
Menggunakan Pemrosesan Batch
Karena
sistem penggajian tidak sering dilakukan ( mingguan dan bulanan ), sistem ini
sering kali tidak cocok dengan pemrosesan Batch dan file berurutan. Departemen
pemrosesan data menerima formulir kegiatan personalia, kartu pekerjaan, kartu
waktu, yang dikonversi ke file digital. Program komputer batch melakukan
pencatatan dengan terperinci, penulisan cek dan fungsi buku besar umum.
- Merekayasa Ulang Sistem Penggajian
Pemrosesan
gai sering kali disatukan dalam sistem manajemen sumber daya manusia (MSDM) .
Sistem MSDM menangkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan
personalia, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, realisasi
tenaga kerja, keterampilan tenaga kerja, kegiatan personalia dan juga gaji.
Sistem MSDM harus menyediakan akses real-time ke file personalia untuk tujuan
mencari keterangan secara langsung dan untuk perubahan catatan dalam status
karyawan pada saat terjadi. Sistem ini berbeda dari sistem otomatisasi
sederhana dalam hal-hal berikut :
a.
Departemen operasi mengirim transaksi ke
pemrosesan data melalui terminal
b.
File akses langsung digunakan untuk
penyimpanan data
c.
Banyak proses sekarang dilakukan secara
real-time.
2.11.
Sistem Aktiva tetap
Aktiva
tetap adalah properti, pabrik, dan peralaan yang digunakan dalam operasi
bisnis. Item-item ini relative permanent dan seringkali secara kolektif
mencerminkan investasi keuangan terbesar perusahaan. Contoh dari aktiva tetap
adalah tanah, gedung, perabotan, mesin dan kendaraan bermotor. Tujuan spesifik dari aktiva tetap adalah :
- memproses akuisisi aktiva tetap ketika diperlukan
dan sesuai dengan persetujuan dan prosedur manajemen formal.
- mempertahankan catatan akuntansi yang memadai dari
akuisisi, biaya, deskripsi, dan lokasi fisik aktiva di dalam organisasi.
- mempertahankan catatan depresiasi yang akurat untuk
aktiva-aktiva yang dapat disusutkan sesuai dengan metode-metode yang
wajar.
- menyediakan informasi bagi pihak manajemen yang
dapat membantu merencanakan investasi aktiva tetap dimasa yang akan dateng
- mencatat penghapusan aktiva tetap dengan benar.
Logika
Sistem Aktiva
Ø Akuisisi Aktiva
Akuisisi aktiva biasanya dimulai dari manajer departemen
(pengguna) yang melihat kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru.
Prosedur otorisasi dan persetujuan yang terlibat dalam transaksi ini akan bergantung
pada biaya aktiva tersebut. Setelah permintaan disetujui dan pemasok dipilih,
departemen penerimaan mengirim aktiva tersebut ke pengguna/manajer yang
bersangkutan
Ø Pemeliharaan Aktiva
Pemeliharaan aktiva melibatkan penyesuaian saldo akun
buku besar pembantu aktiva ketika aktiva tersebut (tidak termasuk tanah)
menyusut sepanjang waktu pemakaiannya.
Ø Penghapusan Aktiva
Ketika aktiva mencapai titik akhir umur ekonominya atau
ketika manajemen memutuskan untuk menghapusnya, aktiva tersebut harus dihapus
dari buku besar pembantu aktiva tetap. Seperti transaksi lainnya, penghapusan
aktiva memerlukan persetujuan menurut prosedur yang berlaku. Pilihan
penghapusan aktiva adalah menjual, membongkar, menyumbangkan, atau menghentikan
penggunaan aktiva tersebut. Laporan penghapusan aktiva yang menjelaskan
disposisi akhir dari aktiva, dikirim ke departemen akuntansi aktiva tetap untuk
mengotorisasi penghapusannya dari buku besar.
2.12.
Mengendalikan Sistem Aktiva Tetap
1.
Pengendalian
Otorisasi
Setiap transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis
dari pengguna atau departemen. Dalam hal barang-barang yang bernilai tinggi,
harus ada proses persetujuan independen yang mengevaluasi keuntungan permintaan
tersebut berdasarkan biaya dan manfaatnya.
2.
Pengendalian
Supervisi
Karena aktiva modal secara luas didistribusikan ke
seluruh perusahaan, aktiva ini rentan terhadap pencurian dan penyalahgunaan,
dibandingkan dengan persediaan yang aman disimpan dalam gudang. Oleh karena tu,
supervisi manajemen merupakan elemen yang penting dalam keamanan fisik aktiva
tetap. Para supervisor harus memastikan bahwa aktiva tetap yang digunakan
sesuai dengan kebijakan perusahaan dan praktik bisnis.
3.
Pengendalian
Verifikasi Independen
Secara berkala, auditor intrnal harus memeriksa akuisisi
aktiva dan prosedur persetujuan untuk menentukan kelayakan faktor yang
digunakan dalam analisis, termasuk umur ekonomi aktiva, biaya keuangan,
penghematan biaya yang ditawarkan karena membeli aktiva tersebut, tarif diskon
yang digunakan, dan metode penganggaran modal yang digunakan dalam analisis.
Ancaman
dan Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan yaitu :
Menurut
Roomney:
Proses/aktivitas
|
Ancaman
|
Pprosedur pengendalian yang dapat diterapkan
|
Pesan barang
|
1.
Mencegah
kehabisan dan/atau kelebihan persediaan
2.
Meminta
barang yang tidak dibutuhkan
3.
Membeli
dengan harga yang dinaikan
4.
Membeli
barang berkualitas rendah
5.
Membeli
dari pemasok yang tidak diotorisasi
6.
Komisi (kickback)
|
Sistem pengendalian persediaan, catatan persedian
perpetual, teknologi kode geratis, penghitungan persediaan secara periodik.
Catatan persedian perpetual yang akurat, persetujuan permintaan
pembelian.
Meminta penawaran kompetitif, gunakan pemasok yang
disetujui , persetujuan pesanan pembelian, pengendalian anggaran
Gunakan vendor yang disetujui, persetujuan pesanan
pembelian, awasi kinerja vendor, pengendalian anggaran
Persetujuan pesanan pembelian, batasi akses ke file
utama pemasok
Kebijakan, mintalah pegawai bagian pembelianuntuk
mengungkapkan kepentingan finansial
dengan pemasok, audit vendor
|
Terima dan simpan barang
|
7.
Menerima
barang yang tidak dipesan
8.
Membuat
kesalahan dalam penghitungan
9.
Mencuri
persediaan
|
Minta bagian penerimaan menverivikasikan keberadaan
pesanan pembelian yang valid
Gunakan teknologi kode geratis, dokumentasikan kerja
pegawai, insentif untuk penghitungan yang akurat
Pengendalianakses fisik, penghitungan periodik
persedian dan rekonsiliasi perhitungan fisik dengan catatan, dokumentasikan
semua kiriman p[ersediaan
|
Setujui dan bayar vaktur dan vendor
|
10. gagal menangkap kesalahandalam
faktur dari vendor
11. membayar barang yang tidak
diterima
12. gagal memanfaatkan diskon
pembelian yang tersedia
13. membayar faktur yang sama dua kali
14. kesalahan mencatat dan memasukan data dalam utang usaha
15. menyalahgunakan, kas, cek, atau
EFT
|
Periksa kembali akturasi faktur, pelatihan bagi
pegawai bagian utang usaha, gunakan ERS
Hanya membayar faktur yang didukung oleh laporan
penerimaan asli, gunakan ERS, pengendalian anggaran
Penyimpanan file yang tepat, anggaran arus kas
Hanya membayar faktur yang didukung oleh budel
voucher asli, pembatalan bundel voucher saat pembayaran, gunakan ERS,
kendalikan akses ke file utama pemasok
Pengendalian edit berbagai entri data dan pemrosesan
Batasi akses ke cek kosong, mesin penandatangan cek,
dan terminal kiriman EFT, pemisahan tuga antara bagian utang usaha dan kasir,
rekonsiliasi rekening bank oleh orang yang independen dari proses pengeluaran
kas, alat perlindungan cek termasuk positive pay, tinjau ulang secara teratu
untuk transaksi EFT
|
Pengwndalian umum
|
16. kehilangan data
17. kinerja kurang baik
|
Buat cadangan dan rencana pemulihan dari bencana,
pengendal;ian akses fisik dan logis
Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodik
laporan kerja yang memadai
|
No comments:
Post a Comment