1. DEFINISI SISTEM
Sistem
adalah sekumpulan unsur/elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi
dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.
Contoh
:
·
Sistem Komputer terdiri dari Software,
Hardware, dan Brainware
·
Sistem Akuntansi
a.
Menurut LUDWIG
VON BARTALANFY
Sistem
merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi
diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
b.
Menurut ANATOL
RAPOROT
Sistem
adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan
satu
sama lain.
c.
Menurut L.
ACKOF
Sistem
adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari
bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.
d.
Menurut GR. Terry
Jaringan dari beberapa prosedur yang di gabung dan
dibuat untuk melakukan aktifitas utama
2.
KARAKTERISTIK
SISTEM
a.
Komponen
Sistem (Components)
Suatu
sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya
saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau
elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen
atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat sifat dari sistem
untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara
keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang
tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak
akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya
tujuan sistem tersebut tidak tercapai.
b. Batas
Sistem (Boundary)
Batas
sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan
suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan
ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan
Luar Sistem (Environments)
Lingkungan
luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi
operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat
juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan
merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan
dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan
dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.
d. Penghubung
(Interface) Sistem
Penghubung
sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem
lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari
satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan
menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan
penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya
membentuk satu kesatuan.
e. Masukan
(Input) Sistem
Masukan
sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa
masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat
beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang
digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk
diolah menjadi informasi.
f. Keluaran
(Output) Sistem
Keluaran
sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan
untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer,
panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil
sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
g. Pengolah
(Process) Sistem
Suatu
sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi
keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan
bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi
akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan
lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
h.
Sasaran (Objectives)
atau Tujuan (Goal)
Suatu
sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai
sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat
menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan
sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Perbedaan
suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya
dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang
lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya
sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem
akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari
sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang
lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran
(objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedaka.
3.
DEFINISI PROSEDUR KANTOR
Menurut
Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr.,
mendefinisikan prosedur sebagai berikut : Suatu prosedur adalah urut-urutan
yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang
harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan
Bagaimana (How) mengerjakannya
George
R. Terry juga mengatakan di dalam bukunya yang berjudul Office management and
Control (1975;28) “ likewise a procedure can be considered as a series of
selected clerical steps, ussualy performed by more than one person. Which
constitute an estabilished and accepted way of carrying on an majoe of office
activity.” Yang kurang lebih apabila diterjemahkan menjadi “prosedur dapat
diartikan sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas terpilih, biasanya
dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang ditentukan
dan dalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktifitas kantor.”
4. PRINSIP- PRINSIP PENYUSUNAN PROSEDUR KERJA
Pada
hakekatnya prosedur kerja disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan
dengan sebaik-baiknya dengan tahapan
yang teratur, dan pada akhirnya dapat diselesaikan menurut limit waktu yang
telah ditentukan. Untuk menyusun prosedur kerja ini tentu saja diperlukan
proses yang panjang dan dilakukan oleh orang-orang yang telah kompeten di
bidangnya.
Apabila
kondisi tersebut di atas telah dipenuhi untuk menyusun sesuai prosedur kerja,
maka dilaksanakanlah penyusunan prosedur kerja berdasarkan prinsip-prinsip
sebagai berikut :
a.
Rasional : Setiap
prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami, sehingga senua oraang
sesuai klasifiasinya agar dengan mudah untuk mengerti.
b.
Sistimatis :
Menggungakan urutan kerja yang teratur, yakni mengalir dari tahap pertama dan
selanjutnya.
c.
Bersifat Operasional :
Menjelaskan tentang teknis pelaksanaan yang dapat dikerjakan dan dapat bersifat
teoritis.
d.
Menggunakan Jarak
Terpendek : Setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak melalui jalur atau jenjang
yang panjang.
e.
Menekankan Kepada
Prinsip Kerja : Seemua pekerjaan yang saling berkaitan ditempatkan secara
berurutan.
5.
MANFAAT SISTEM DAN PROSEDUR
a.
Sistem dan prosedur menarik sudut pandang
keseluruhan yang realistis. Sistem dan prosedur yang modern menpertimbangkan
suatu perusahaan sebagai suatu keseluruhan dan menjauhkan dari batasan-batasan,
departemen dan memodeli lebih dari model gagassan yang ketinggalan jaman.
Masing–masing departemen , divisi, unit, sub unit, mengambil bagian dalam pencapaian
tujuan.
b.
Membantu mengurangi
pekerjaan yang berulang-ulang dan mengurangi keputusan yang dianggap tidak
perlu dilakukan.
Dengan
menyederhanakan pencapaian dan pengambilan keputusan maka seorang karyawan akan
dipandu untuk menunda pekerjaan yang tidak begitu diperlukan dan diganti
pekerjaan yang dianggap lebih pentig
Kegiatan ini dilakuklan dengan
memperhatikan “ prinsip pengecualian” tentang dokrin menejerial.
c.
Keseragam,an aktivitas
kerja tercapai
Tugas yang
serupa di kerjakan pada cara yang sama pada tiap tiap waktu.Hal ni harus di
sertai dengan adanya standarisasi pada penggunaan kertas formulir. Petunjuk-petunjuk,
operasi-operasi mesin, kebiasaan kerja dan pengawasan. Sebuah sistem cenderung
untuk menyusun metode jadi setip komponen yang harus diperlukan di kerjakan
sesuai urutan dan tempat.
d.
Tinggkat kesalahan menjadi berkurang.
Panduan akan
menjelaskan apa yang harus di lakukan, kesalahpahaman di perkecil, dan tugas
lain yang bersamaan waktunyaharus di kerjakan.kesalahan yang dilakukan pada umumnya
akan diketahui dengan cepat karenma pekerjaan melalui npengaduan.
6.
BAGAIMANA
MERENCANAKAN SISTEM DAN PROSEDUR KANTOR
Perencanaan
suatu sistem biasanya sudah didesain sedemikian rupa dengan menentuklan
tindakan apa yang dilakukan, kapan, oleh siapa, dimana, dan bagaimana. Dalam
hal ini, pengawasan dilakukan untuk checking atau following up untuk melihat
pekerjaan berlangsung sesuai dengan perencanaan atau ekpektasi.
DAFTAR PUSTAKA
George R. Terry, Ph.D. 1975. Office Management and Contol: The Administratif Managing of
Information, Seventh Edition. London: Richard D. Irwin,Inc.
Badri Munir Sukoco. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.
www.google.com