sistem dan prosedur kantor

1.       DEFINISI SISTEM

Sistem adalah sekumpulan unsur/elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.

Contoh :

·         Sistem Komputer terdiri dari Software, Hardware, dan Brainware

·         Sistem Akuntansi

a.              Menurut LUDWIG VON BARTALANFY

Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

b.             Menurut ANATOL RAPOROT

Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan

satu sama lain.

c.              Menurut L. ACKOF

Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

d.             Menurut GR. Terry

Jaringan dari beberapa prosedur yang di gabung dan dibuat untuk melakukan aktifitas utama

2.     KARAKTERISTIK SISTEM

a.         Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.

b.       Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c.       Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.

d.      Penghubung (Interface) Sistem

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

e.       Masukan (Input) Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

f.       Keluaran (Output) Sistem

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

g.      Pengolah (Process) Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

h.             Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedaka.

3.       DEFINISI PROSEDUR KANTOR

Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut : Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya

George R. Terry juga mengatakan di dalam bukunya yang berjudul Office management and Control (1975;28) “ likewise a procedure can be considered as a series of selected clerical steps, ussualy performed by more than one person. Which constitute an estabilished and accepted way of carrying on an majoe of office activity.” Yang kurang lebih apabila diterjemahkan menjadi “prosedur dapat diartikan sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas terpilih, biasanya dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang ditentukan dan dalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktifitas kantor.”

4.       PRINSIP- PRINSIP PENYUSUNAN PROSEDUR KERJA

Pada hakekatnya prosedur kerja disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya  dengan tahapan yang teratur, dan pada akhirnya dapat diselesaikan menurut limit waktu yang telah ditentukan. Untuk menyusun prosedur kerja ini tentu saja diperlukan proses yang panjang dan dilakukan oleh orang-orang yang telah kompeten di bidangnya.

Apabila kondisi tersebut di atas telah dipenuhi untuk menyusun sesuai prosedur kerja, maka dilaksanakanlah penyusunan prosedur kerja berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut :

a.              Rasional : Setiap prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami, sehingga senua oraang sesuai klasifiasinya agar dengan mudah untuk mengerti.

b.             Sistimatis : Menggungakan urutan kerja yang teratur, yakni mengalir dari tahap pertama dan selanjutnya.

c.              Bersifat Operasional : Menjelaskan tentang teknis pelaksanaan yang dapat dikerjakan dan dapat bersifat teoritis.

d.             Menggunakan Jarak Terpendek : Setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak melalui jalur atau jenjang yang panjang.

e.              Menekankan Kepada Prinsip Kerja : Seemua pekerjaan yang saling berkaitan ditempatkan secara berurutan.

5.             MANFAAT  SISTEM DAN PROSEDUR

a.              Sistem dan prosedur menarik sudut pandang keseluruhan yang realistis. Sistem dan prosedur yang modern menpertimbangkan suatu perusahaan sebagai suatu keseluruhan dan menjauhkan dari batasan-batasan, departemen dan memodeli lebih dari model gagassan yang ketinggalan jaman. Masing–masing departemen , divisi, unit, sub unit, mengambil bagian dalam pencapaian tujuan.

b.             Membantu mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang dan mengurangi keputusan yang dianggap tidak perlu dilakukan.

Dengan menyederhanakan pencapaian dan pengambilan keputusan maka seorang karyawan akan dipandu untuk menunda pekerjaan yang tidak begitu diperlukan dan diganti pekerjaan yang dianggap lebih pentig

Kegiatan ini dilakuklan dengan memperhatikan “ prinsip pengecualian” tentang dokrin menejerial.

c.              Keseragam,an aktivitas kerja tercapai

Tugas yang serupa di kerjakan pada cara yang sama pada tiap tiap waktu.Hal ni harus di sertai dengan adanya standarisasi pada penggunaan kertas formulir. Petunjuk-petunjuk, operasi-operasi mesin, kebiasaan kerja dan pengawasan. Sebuah sistem cenderung untuk menyusun metode jadi setip komponen yang harus diperlukan di kerjakan sesuai urutan dan tempat.

d.             Tinggkat  kesalahan menjadi berkurang.

Panduan akan menjelaskan apa yang harus di lakukan, kesalahpahaman di perkecil, dan tugas lain yang bersamaan waktunyaharus di kerjakan.kesalahan yang dilakukan pada umumnya akan diketahui dengan cepat karenma pekerjaan melalui npengaduan.

6.             BAGAIMANA MERENCANAKAN SISTEM DAN PROSEDUR KANTOR

Perencanaan suatu sistem biasanya sudah didesain sedemikian rupa dengan menentuklan tindakan apa yang dilakukan, kapan, oleh siapa, dimana, dan bagaimana. Dalam hal ini, pengawasan dilakukan untuk checking atau following up untuk melihat pekerjaan berlangsung sesuai dengan perencanaan atau ekpektasi.